来館して利用する

2 資料の閲覧

2.1 利用証

公文書等(映像資料を除く)を閲覧する方は、あらかじめ利用証の交付を受ける必要があります。

 利用証の交付を受けるには、利用証交付申請書に本人の住所、氏名その他必要事項を記入して、受付カウンターに提出してください。また、その際に運転免許証等の本人確認書類※2を提示していただく必要があります。

 利用証の有効期限は交付日から1年間です。有効期限を過ぎた場合には、新たに利用証の交付手続が必要となります

※1 公文書等の多くは一点しかない原本資料のため、資料保全の観点から、閲覧や複写申請の際には、申請者が本人であるか確認する必要があります。そのため利用証は、次回以降の本人確認手続を簡素化するために発行しています。

※2 本人確認書類には、運転免許証の他に、本人の住所及び氏名が記載されたもので、公的機関が発行した住民票、戸籍謄本、国民健康保険証、旅券、資格証明書、若しくは法人が発行した社員証や学生証等がご使用になれます。

2.2 資料の閲覧

2.2.1 申込方法

 公文書等を閲覧する時は、閲覧申請書に閲覧したい資料の資料コードその他必要事項を記入し、利用証を添えて受付カウンターに提出してください。なお、閲覧申請書は、検索閲覧用パソコンを使用して必要事項が記載されたものを印刷することができます。閲覧申請書に必要な資料コードを調べるには、受付カウンターまでお問い合わせいただくか、※3 利用者ご自身で検索閲覧用パソコンを使用して調べることができます。

2.2.2 閲覧方法

 申請された公文書等は、当館職員が文書保管庫から取り出してきて提供します。同時に閲覧できる資料は5点以内ですが、閲覧場所が異なる資料等、同時に複数提供することが適さない資料については、適正な範囲で提供します。また、公文書等を閲覧する際には、次表の閲覧場所又は装置を使用してください。

資料の形態 閲覧場所・装置
紙資料(閲覧制限なし) 閲覧席
紙資料(閲覧制限あり) 特別閲覧席(受付カウンター前)
マイクロフィルム マイクロフィルムリーダー
CD/DVD(文書・写真資料) 検索閲覧用パソコン
VHSテープ/DVD(映像・音声資料) ミニシアター又はビデオブース

※3 受付カウンターでは、資料の探し方等についてのお問い合わせにお応えしています。ただし、実際に資料の内容を確認しないとお答えできないお問い合わせや資料調査の代行依頼には応じられませんのでご了承ください。

2.2.3 返却方法

 閲覧を終了した資料は、速やかに受付カウンターに返却してください。  その際、当館職員が資料に異状がないか確認しますので、その間は室内でお待ちください。  また、確認を終え、閉館時間までに退館できるよう、閲覧中の資料は遅くとも閉館時間の5分前までに返却してください。