県職員HP - 沖縄県公文書館

引渡ガイド

Q1　公文書館は公文書等を公開するための施設だと聞きました。ということは、公文書館に文書を引き渡した場合、それが個人情報を含む文書であっても即座に公開されてしまうのではないかと不安です。

Q2　個人情報を含む文書を引き渡して構わないのでしょうか。確か沖縄県個人情報保護条例（平成17年沖縄県条例第2号。以下「個人情報保護条例」という。）では、個人情報取扱事務の目的以外の目的で個人情報を利用したり提供したりすることを禁じていたと思うのですが。

A　お答えいたします。

　このシリーズでは、公文書の引渡しに関してよく受ける疑問や質問にお答えします。

　Ｑ　公文書館に文書を引き渡したいのですが、どれが歴史的に重要な文書に該当するのかがわかりません。

　Ａ　引渡しの際に判断する必要はありません。

Q　県の行政委員会や外局の場合、保存期間が満了した文書を公文書館へ引き渡すにはどのようにしらよいですか？

A　それぞれの執行機関の文書管理に関する規程に公文書館への引渡し規定があれば、それに従ってください。引渡しについての規定がない場合でも引渡しは可能です。たとえば

Q　保存期間が満了した文書を公文書館へ引き渡したいと思います。具体的にはどうしたらよいですか？

A　基本的には、沖縄県文書編集保存規程（昭和49年沖縄県訓令第38号。以下「編集保存規程」という。）に従い、（リンクはこの記事の最後)文書の廃棄の手続を経た後、引渡しの対象となる文書の目録を作成し、公文書館へ引き渡します。
　ただし、機関によって多少の違いがありますので、事例別に御説明いたします。