公文書の適正管理はなぜ必要か？

(1)   健全な民主主義の発展のため

　みなさんは、情報公開制度って知っていますか？

　情報公開制度は、「国民主権」の考えに基づいた国民の「知る権利」を保障するもので、健全な民主主義の発展のためになくてはならないものです。

　「情報公開法」*や「情報公開条例」においては、国民（市民）による行政文書の「開示請求権」や行政による国民（市民）への「説明責任」というものが明確に謳われています。

　この情報公開制度を健全に運用するために欠かせないのが、公文書の適正管理です。情報（＝公文書）を公開しようにも、公文書がきちんと管理されていなければ公開することはできないからです。

　つまり、国民（市民）の「知る権利」を守り、行政が「説明責任」を果たすためには、公文書を適正に管理していくことが重要なのです。

*「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」（1999年制定、2001年施行）

(2)   組織の効率化と持続のため

　公文書の適正管理は、国民（市民）の「知る権利」の保障や「説明責任」を果たすために重要であるばかりでなく、効率的で持続的な行政運営のためにも必要です。

　行政が組織として効率的かつ持続的に活動していくためには、情報の効果的な共有・伝達が必要であり、その媒体となるのが公文書です。　

　公文書を整理して必要な時にすぐに取り出せるように共有しておけば、業務の効率が高まるだけでなく、経験を蓄積して次に生かすことができ、よりよい政策の実施や組織としての成長にもつながります。

(3)   「将来」への説明責任を果たすため

　情報公開制度を健全に運用するためには公文書の適正管理が必要との考えから、2009年（平成21）に公文書管理法*が制定されました。この法律では、「国民に対する説明責任」や「行政の効率的な運営」に加えて、新たに「将来の国民に対する説明責任」の概念が取り入れられました。

　これは、行政での保存期間が満了した公文書でも「歴史公文書」に該当するものは公文書館等で継続的に保存し、「国民共有の知的資源」として主体的に利用できるようにしようというものです。

　この法律をきっかけに、行政には公文書を長期にわたって管理・保存していくノウハウが求められようになりました。

*公文書等の管理に関する法律（2009年制定、2011年施行）